Hoe zorg ik dat mijn inspecteurs allemaal op dezelfde manier inspecteren?

Wanneer één persoon alle woninginspecties uitvoert, is het relatief eenvoudig om een vaste werkwijze aan te houden.

Maar zodra meerdere inspecteurs woningen gaan beoordelen, kunnen verschillen ontstaan.

De ene inspecteur maakt veel foto’s, de andere schrijft uitgebreide opmerkingen. De één gebruikt een bepaalde omschrijving voor een gebrek, terwijl een collega een andere term gebruikt.

Daardoor kunnen inspectieresultaten onderling verschillen.

Hoe zorg je ervoor dat meerdere inspecteurs toch op dezelfde manier werken?

Begin met duidelijke afspraken

Een uniforme inspectie begint niet met een app.

Het begint met afspraken over de manier waarop je wilt inspecteren.

Bepaal bijvoorbeeld:

• welke onderdelen worden gecontroleerd;
• welke gebreken worden geregistreerd;
• welke foto’s nodig zijn;
• welke informatie bij een gebrek hoort;
• welke codes of categorieën worden gebruikt;
• wanneer een opmerking nodig is.

Hoe duidelijker deze basis, hoe makkelijker het wordt om medewerkers op dezelfde manier te laten werken.

Gebruik een vaste inspectiestructuur

Een vaste structuur helpt inspecteurs om dezelfde stappen te volgen.

Bijvoorbeeld:

Woning → gevel → kozijnen → deuren → schilderwerk → houtrot → overige gebreken

De exacte structuur verschilt per type inspectie.

Een schildersbedrijf heeft bijvoorbeeld andere aandachtspunten dan een bedrijf dat vooral gevelonderhoud of houtrotherstel uitvoert.

Het gaat er vooral om dat iedereen dezelfde basis volgt.

Gebruik dezelfde benamingen

Een eenvoudig maar belangrijk onderdeel is taal.

Als de ene inspecteur spreekt over “houtrot” en de andere over “rotte onderdorpel”, kan het lastiger worden om resultaten te vergelijken.

Door vaste benamingen of categorieën te gebruiken, ontstaat meer herkenbaarheid.

Dat betekent niet dat iedere inspecteur niets meer zelf mag omschrijven.

Een vaste basis kan juist worden aangevuld met een vrije opmerking wanneer extra informatie nodig is.

Maak veel voorkomende keuzes vooraf beschikbaar

Wanneer inspecteurs tijdens iedere inspectie dezelfde informatie moeten typen, ontstaat verschil in schrijfwijze.

Voor veel voorkomende onderdelen en gebreken kun je daarom vaste keuzes gebruiken.

Bijvoorbeeld:

Onderdeel: kozijn
Gebrek: houtrot
Locatie: onderdorpel
Foto: toevoegen
Opmerking: indien nodig

De inspecteur hoeft dan alleen te selecteren wat van toepassing is.

Dit maakt registreren sneller en zorgt tegelijkertijd voor een meer uniforme dataset.

Een inspectie-app kan de werkwijze ondersteunen

Een digitale inspectie-app kan ervoor zorgen dat inspecteurs dezelfde structuur en keuzes gebruiken.

Met ViOn Inspectie van Visual Solutions kunnen onder andere objecten, gebreken, foto’s en opmerkingen digitaal worden geregistreerd.

De inrichting kan worden afgestemd op de eigen werkwijze.

Daarmee kun je bijvoorbeeld bepalen welke onderdelen en gebreken voor jouw organisatie beschikbaar zijn tijdens een inspectie.

De app bepaalt dus niet hoe een bedrijf moet inspecteren.

De digitale werkwijze ondersteunt juist de afspraken die het bedrijf zelf heeft gemaakt.

Geef inspecteurs ruimte voor uitzonderingen

Een uniforme werkwijze betekent niet dat iedere inspectie exact hetzelfde moet zijn.

In de praktijk komt altijd een situatie voor die niet helemaal in een standaardlijst past.

Daarom is het verstandig om naast vaste keuzes ook ruimte te laten voor een aanvullende opmerking of foto.

Zo krijg je een goede combinatie van:

vaste structuur + eigen professionele beoordeling

Dat maakt een digitale werkwijze praktisch bruikbaar.

Controleer regelmatig de resultaten

Een vaste werkwijze ontstaat niet vanzelf.

Het is verstandig om regelmatig een aantal inspecties naast elkaar te leggen.

Kijk bijvoorbeeld:

• worden dezelfde onderdelen geregistreerd?
• gebruiken inspecteurs dezelfde gebreken?
• zijn foto’s duidelijk genoeg?
• ontbreekt er informatie?
• zijn bepaalde keuzes onduidelijk?

Op basis daarvan kan de werkwijze worden aangepast.

Een digitale inspectiewerkwijze kan dus blijven groeien met de organisatie.

Train niet alleen de app, maar vooral de werkwijze

Wanneer een bedrijf met een nieuwe inspectie-app gaat werken, is het verleidelijk om vooral uit te leggen waar alle knoppen staan.

Maar belangrijker is dat inspecteurs begrijpen:

waarom registreren we deze informatie?

en:

wat gebeurt er met deze informatie nadat de inspectie klaar is?

Wanneer medewerkers dat begrijpen, wordt het makkelijker om een gezamenlijke manier van werken vol te houden.

Waarom is een uniforme inspectie belangrijk?

Wanneer inspecties op dezelfde manier worden uitgevoerd, wordt de verzamelde informatie beter vergelijkbaar.

Dat kan bijvoorbeeld helpen bij:

• meerdere inspecteurs;
• meerdere woningen;
• onderhoudsprojecten;
• rapportages;
• offertes;
• vervolginspecties;
• het analyseren van terugkerende gebreken.

De waarde zit dus niet alleen in de inspectie zelf.

De informatie wordt ook bruikbaarder voor de stappen die daarna volgen.

Begin eenvoudig

Een organisatie hoeft niet direct voor iedere mogelijke situatie een uitgebreide inspectiebibliotheek te maken.

Begin met de onderdelen die het vaakst voorkomen.

Bijvoorbeeld voor een schildersbedrijf:

Kozijnen → schilderwerk → houtrot → beglazing → deuren

Voeg later onderdelen toe wanneer daar in de praktijk behoefte aan ontstaat.

Een eenvoudige werkwijze die iedereen gebruikt, werkt vaak beter dan een zeer uitgebreide werkwijze die niemand prettig vindt.

Een gezamenlijke werkwijze maakt digitale inspectie sterker

Een inspectie-app zorgt niet automatisch voor uniforme inspecties.

De basis blijft een duidelijke werkwijze waar inspecteurs achter staan.

De combinatie van:

duidelijke afspraken + vaste structuur + herkenbare keuzes + ruimte voor professionele beoordeling

maakt het mogelijk om met meerdere inspecteurs op een vergelijkbare manier te werken.

Daarmee wordt de informatie die tijdens inspecties wordt verzameld niet alleen sneller vastgelegd, maar ook beter bruikbaar.

Meer weten over digitale inspectie?

Wil je onderzoeken hoe je een vaste digitale inspectiewerkwijze voor meerdere inspecteurs kunt opzetten?

Bekijk ViOn Inspectie

Of bekijk de andere artikelen in het Kenniscentrum van Visual Solutions voor meer informatie over digitaal inspecteren en vastgoedonderhoud.