Hoe kan ik sneller een woning inspecteren?
Een woninginspectie kost tijd. Je moet door de woning of het gebouw lopen, onderdelen beoordelen, gebreken herkennen, foto’s maken en je bevindingen vastleggen.
Voor bedrijven die veel woningen inspecteren, kan iedere minuut verschil uiteindelijk behoorlijk oplopen.
Maar sneller inspecteren betekent niet dat je minder goed moet inspecteren.
De grootste tijdwinst zit vaak in een goede voorbereiding, een vaste werkwijze en het direct vastleggen van informatie.
Begin met een vaste inspectiewerkwijze
Wanneer iedere inspecteur een woning op een andere manier inspecteert, kost dat tijd.
De ene inspecteur begint bij de gevel, de andere bij de woonkamer en weer een ander maakt eerst overal foto’s.
Een vaste volgorde maakt het werk voorspelbaarder.
Bijvoorbeeld:
Woning → buitenzijde → gevels → kozijnen → deuren → schilderwerk → overige onderdelen
De exacte volgorde is afhankelijk van het soort inspectie en de werkzaamheden.
Het belangrijkste is dat inspecteurs weten wat ze moeten controleren en in welke volgorde.
Gebruik een vaste lijst met onderdelen
Een inspecteur hoeft niet iedere keer opnieuw te bedenken wat hij moet controleren.
Door vooraf een vaste structuur te maken, kunnen veel voorkomende onderdelen direct beschikbaar zijn.
Bij schilderwerk kan dat bijvoorbeeld bestaan uit:
- kozijnen;
- deuren;
- gevelbekleding;
- boeidelen;
- goten;
- dakranden;
- schilderwerk;
- houtrot;
- beglazing.
Hierdoor kan de inspecteur sneller door een woning heen werken zonder belangrijke onderdelen over het hoofd te zien.
Leg een gebrek direct vast
Wanneer je tijdens de inspectie een gebrek ziet, is het meestal efficiënter om dit direct te registreren.
Maak de foto, leg het gebrek vast en voeg eventueel een korte opmerking toe.
Zo voorkom je dat je later moet terugdenken:
“Waar was dat gebrek ook alweer?”
of:
“Bij welke woning hoorde deze foto?”
Direct registreren voorkomt dat je informatie later opnieuw moet uitzoeken.
Voorkom losse foto’s
Een telefoon maakt snel foto’s. Maar veel foto’s maken is niet hetzelfde als efficiënt inspecteren.
Wanneer je na een inspectiedag honderden foto’s hebt die nog moeten worden uitgezocht, ben je alsnog veel tijd kwijt.
Het is daarom belangrijk dat een foto direct gekoppeld wordt aan de juiste woning en het juiste onderdeel.
Bijvoorbeeld:
Woning 24 → achtergevel → kozijn slaapkamer → houtrot → foto
Dan hoeft de foto later niet opnieuw te worden uitgezocht.
Gebruik vaste gebreken en codes
Wanneer veel voorkomende gebreken vooraf beschikbaar zijn, hoeft een inspecteur niet iedere keer een volledige omschrijving te typen.
Bijvoorbeeld:
Houtrot
Beschadigd schilderwerk
Loszittende verf
Gebroken glas
Scheurvorming
Voegwerk beschadigd
Een vaste keuze kan sneller zijn dan iedere keer opnieuw typen.
Daarnaast ontstaat hierdoor een meer uniforme manier van registreren.
Minder typen betekent niet minder informatie
Een goede digitale inspectie draait niet om zo weinig mogelijk informatie.
Het gaat erom dat je de juiste informatie zo efficiënt mogelijk vastlegt.
Een inspecteur moet daarom niet voor ieder klein detail meerdere velden hoeven invullen.
Bepaal vooraf:
Welke informatie hebben we echt nodig?
En:
Welke informatie kunnen we automatisch of via een vaste keuze vastleggen?
Dat maakt een inspectie vaak eenvoudiger.
Gebruik een inspectie-app
Een inspectie-app kan verschillende onderdelen van de inspectie samenbrengen.
De inspecteur kan bijvoorbeeld de woning selecteren, een onderdeel kiezen, een gebrek registreren, een foto maken en verdergaan.
Met ViOn Inspectie van Visual Solutions kunnen gebreken, foto’s, opmerkingen en objectinformatie tijdens de inspectie digitaal worden vastgelegd.
De inrichting kan worden afgestemd op de eigen werkwijze van een organisatie.
Een schildersbedrijf kan daardoor bijvoorbeeld een andere inspectiestructuur gebruiken dan een bedrijf dat zich richt op houtrot, glaswerk of gevelonderhoud.
De echte tijdwinst zit ook ná de inspectie
Wanneer je sneller wilt inspecteren, kijk dan niet alleen naar de tijd die je buiten doorbrengt.
Kijk ook naar wat er daarna gebeurt.
Moeten foto’s nog worden uitgezocht?
Moeten aantekeningen nog worden overgetypt?
Moeten gebreken nog worden gekoppeld aan woningen?
Moet iemand anders de inspectiegegevens opnieuw invoeren?
Wanneer deze werkzaamheden grotendeels worden voorkomen, kan een digitale werkwijze veel meer opleveren dan alleen een paar minuten tijdwinst tijdens de inspectie.
Een snelle inspectie begint met een goede voorbereiding
Een efficiënte woninginspectie bestaat daarom uit meerdere onderdelen:
Voorbereiden → vaste werkwijze → direct registreren → informatie automatisch structureren → minder administratie achteraf
Hoe beter deze stappen op elkaar aansluiten, hoe eenvoudiger het wordt om meerdere woningen op een consistente manier te inspecteren.
Hoeveel tijd kun je besparen?
Dat verschilt per organisatie.
Het aantal woningen, het soort inspectie, het aantal inspecteurs en de hoeveelheid informatie die wordt vastgelegd hebben allemaal invloed op de tijd die nodig is.
Daarom is het verstandig om niet vooraf alleen te vragen:
“Hoeveel sneller kan ik inspecteren?”
Maar ook:
“Hoeveel tijd ben ik nu kwijt aan alles rondom de inspectie?”
Daar zit vaak een groter deel van de totale tijd dan alleen het rondlopen door de woning.
Van sneller inspecteren naar slimmer werken
Sneller inspecteren betekent uiteindelijk niet zo snel mogelijk door een woning lopen.
Het betekent dat je geen onnodige stappen uitvoert.
Wanneer inspecteurs volgens een vaste werkwijze werken en informatie direct op de juiste plek vastleggen, kan een inspectie sneller én overzichtelijker worden.
Dat maakt digitaal inspecteren interessant voor bedrijven die regelmatig woningen en vastgoedobjecten inspecteren.
Meer weten over digitaal inspecteren?
Wil je weten hoe je woninginspecties sneller en praktischer kunt uitvoeren?
Of bekijk de andere artikelen in het Kenniscentrum van Visual Solutions voor meer informatie over digitaal inspecteren en vastgoedonderhoud.