Hoe registreer je gebreken tijdens een woninginspectie?
Tijdens een woninginspectie kom je verschillende gebreken en aandachtspunten tegen. Denk aan houtrot, beschadigd schilderwerk, scheuren in gevels, kapotte beglazing of andere onderdelen die onderhoud of herstel nodig hebben.
Een goede registratie is belangrijk. Niet alleen om tijdens de inspectie duidelijk vast te leggen wat je hebt gezien, maar vooral omdat de informatie later gebruikt kan worden voor rapportages, onderhoudswerkzaamheden en vervolgcontroles.
Maar hoe registreer je een gebrek op een goede en praktische manier?
Begin met het juiste gebouwonderdeel
Een gebrek staat nooit helemaal op zichzelf.
Het is belangrijk om eerst vast te leggen waar het gebrek zich bevindt. Bijvoorbeeld:
Woning → gevel → kozijn → houtrot
Hierdoor is later duidelijk welk onderdeel van de woning is geïnspecteerd en waar het probleem zich bevindt.
Een duidelijke objectstructuur voorkomt dat foto’s en opmerkingen later moeilijk terug te vinden zijn.
Beschrijf wat je daadwerkelijk ziet
Een goede gebrekregistratie begint met een duidelijke omschrijving van de situatie.
Probeer daarbij zo concreet mogelijk te zijn.
Bijvoorbeeld:
“Houtrot onderdorpel kozijn woonkamer, rechterzijde.”
is bruikbaarder dan:
“Kozijn slecht.”
Een duidelijke omschrijving helpt een collega, opdrachtgever of uitvoerder om later te begrijpen wat er tijdens de inspectie is geconstateerd.
Maak een foto van het gebrek
Een foto kan de situatie verduidelijken en vormt vaak een belangrijk onderdeel van de inspectieregistratie.
Maak bij voorkeur een foto waarop duidelijk zichtbaar is:
wat het gebrek is;
waar het gebrek zich bevindt;
en indien nodig hoe groot of omvangrijk het probleem is.
Een foto wordt nog waardevoller wanneer deze direct gekoppeld is aan het juiste object en de juiste gebrekregistratie.
Zo ontstaat niet alleen een map met foto’s, maar een samenhangend inspectieresultaat.
Leg de locatie vast
Bij een woning kunnen meerdere vergelijkbare onderdelen aanwezig zijn.
Denk bijvoorbeeld aan meerdere kozijnen, deuren, gevelvlakken of dakonderdelen.
Daarom is het belangrijk om niet alleen vast te leggen wat er mis is, maar ook waar het zich bevindt.
Een goede registratie kan bijvoorbeeld bestaan uit:
Woning → achtergevel → slaapkamer → kozijn → houtrot
Hierdoor kan iemand die later met de gegevens werkt het gebrek veel makkelijker terugvinden.
Gebruik vaste codes of categorieën
Wanneer meerdere inspecteurs werkzaamheden uitvoeren, kan het handig zijn om met vaste codes of categorieën te werken.
Een organisatie kan bijvoorbeeld eigen codes gebruiken voor:
houtrot;
schilderwerk;
beglazing;
voegwerk;
gevelschade;
dakgebreken.
Het voordeel hiervan is dat inspecteurs op dezelfde manier registreren.
Daardoor kunnen resultaten later makkelijker worden teruggevonden, vergeleken en verwerkt.
Een vaste werkwijze maakt inspecties beter vergelijkbaar
Wanneer iedere inspecteur een gebrek op een andere manier registreert, ontstaat er al snel verschil in de kwaliteit en bruikbaarheid van de gegevens.
Een vaste werkwijze kan daarom helpen.
Bijvoorbeeld:
1. Kies de woning
2. Kies het gebouwonderdeel
3. Registreer het gebrek
4. Maak een foto
5. Voeg een opmerking toe
6. Controleer de registratie
De exacte werkwijze kan per organisatie verschillen. Het belangrijkste is dat iedereen volgens dezelfde basis werkt.
Waarom digitaal registreren?
Bij een digitale inspectie kan de informatie direct tijdens het werk worden vastgelegd.
De inspecteur hoeft daardoor minder gebruik te maken van losse aantekeningen die later opnieuw moeten worden verwerkt.
Gebreken, foto’s, locaties en opmerkingen kunnen direct bij elkaar worden geregistreerd.
Dat maakt de informatie overzichtelijker en verkleint de kans dat gegevens achteraf verkeerd worden gekoppeld of vergeten.
Hoe kan een inspectie-app helpen?
Een inspectie-app brengt verschillende onderdelen van de registratie samen.
In plaats van bijvoorbeeld een formulier, losse foto’s en notities te gebruiken, kan de inspecteur de informatie tijdens de inspectie direct digitaal vastleggen.
ViOn Inspectie van Visual Solutions is ontwikkeld voor deze praktische manier van inspecteren.
Met ViOn kunnen onder andere gebreken, foto’s, opmerkingen en objectinformatie worden geregistreerd. De inrichting kan worden afgestemd op de werkwijze van een organisatie.
Zo kan een schilderbedrijf bijvoorbeeld met een andere inspectiestructuur werken dan een bedrijf dat zich richt op houtrot, glaswerk of gevelonderhoud.
Van gebrek naar bruikbare informatie
Een goede gebrekregistratie gaat uiteindelijk verder dan alleen het vastleggen van een probleem.
De informatie moet ook later bruikbaar zijn.
Bijvoorbeeld voor:
een inspectierapport;
het voorbereiden van werkzaamheden;
het maken van een offerte;
het plannen van onderhoud;
een herstelcontrole;
het actualiseren van vastgoedinformatie.
Daarom is het verstandig om bij het opzetten van een digitale inspectie vooraf te bepalen welke informatie je later nodig hebt.
Een goede gebrekregistratie is duidelijk én praktisch
De beste registratie is niet degene waarin de meeste informatie staat.
Het gaat erom dat de juiste informatie op een vaste en begrijpelijke manier wordt vastgelegd.
Een goede digitale gebrekregistratie geeft daarom antwoord op een paar eenvoudige vragen:
Wat is het gebrek?
Waar bevindt het zich?
Waar gaat het onderdeel over?
Wat laat de foto zien?
Is er aanvullende informatie nodig?
Wat moet er daarna met deze informatie gebeuren?
Wanneer deze informatie tijdens de inspectie goed wordt vastgelegd, ontstaat een waardevolle basis voor de werkzaamheden die daarna volgen.
Meer weten over digitaal gebreken registreren?
Wil je weten hoe je gebreken tijdens een woninginspectie praktisch digitaal kunt vastleggen?
Of bekijk de andere artikelen in het Kenniscentrum van Visual Solutions.