Wat leg je vast tijdens een digitale woninginspectie?
Een digitale woninginspectie draait niet alleen om het maken van foto’s. Tijdens een goede inspectie leg je informatie vast die later gebruikt kan worden voor onderhoud, rapportage, herstelwerkzaamheden en verdere verwerking.
Maar welke informatie leg je nu eigenlijk vast tijdens een digitale woninginspectie? En hoe zorg je ervoor dat deze informatie ook later nog bruikbaar is?
Welke informatie leg je vast?
Wat je tijdens een inspectie registreert, hangt af van het soort inspectie en de werkzaamheden die je uitvoert. Toch komen een aantal onderdelen bij vrijwel iedere woninginspectie terug.
Denk bijvoorbeeld aan:
- het gebouw of de woning die wordt geïnspecteerd;
- het betreffende gebouwonderdeel of element;
- geconstateerde gebreken;
- de locatie van het gebrek;
- foto’s van de situatie;
- opmerkingen of aanvullende informatie;
- codes of classificaties;
- wijzigingen ten opzichte van de bestaande situatie.
Door deze informatie op een vaste manier vast te leggen, ontstaat een overzichtelijk inspectieresultaat.
Foto’s zijn belangrijk, maar niet voldoende
Een foto geeft een goed beeld van de situatie, maar vertelt niet altijd het hele verhaal.
Bij een digitale inspectie is het daarom belangrijk dat een foto gekoppeld wordt aan de juiste woning, het juiste element en het geconstateerde gebrek. Een foto van houtrot is bijvoorbeeld veel bruikbaarder wanneer duidelijk is om welk kozijn en welke locatie het gaat.
Zo ontstaat niet alleen een verzameling foto’s, maar een gestructureerd inspectiedossier.
Werk met een vaste werkwijze
Wanneer meerdere mensen inspecties uitvoeren, is een vaste werkwijze belangrijk.
Als iedere inspecteur dezelfde informatie op een vergelijkbare manier vastlegt, worden inspectieresultaten beter onderling vergelijkbaar. Ook wordt het eenvoudiger om de informatie later te verwerken.
Een goede digitale inspectie biedt daarom een duidelijke basis, maar moet tegelijkertijd kunnen aansluiten bij de werkzaamheden van een organisatie.
Een schilder kan bijvoorbeeld andere onderdelen willen registreren dan een bedrijf dat zich richt op houtrotherstel, gevelonderhoud of glaswerk.
Leg alleen vast wat je nodig hebt
Meer informatie vastleggen betekent niet automatisch dat een inspectie beter wordt.
Een inspecteur moet buiten snel en praktisch kunnen werken. Wanneer voor ieder klein onderdeel veel gegevens moeten worden ingevuld, kan de inspectie onnodig veel tijd kosten.
Het is daarom verstandig vooraf te bepalen:
Welke informatie heb ik tijdens de inspectie echt nodig en wat wil ik er later mee kunnen doen?
Vanuit die vraag kun je de inspectiewerkwijze en de digitale registratie inrichten.
Van losse informatie naar een digitaal inspectiedossier
Bij een digitale inspectie worden gebreken, foto’s, opmerkingen en andere gegevens direct tijdens het werk geregistreerd.
Daardoor hoeft informatie achteraf minder vaak opnieuw te worden overgenomen uit bijvoorbeeld losse aantekeningen, foto’s of Excel-bestanden.
Een goed ingericht digitaal inspectiedossier kan vervolgens worden gebruikt voor bijvoorbeeld:
- het maken van rapportages;
- het voorbereiden van onderhoudswerkzaamheden;
- het verzamelen van herstelpunten;
- het actualiseren van vastgoedinformatie;
- het delen van informatie met collega’s of opdrachtgevers.
Hoe kan een inspectie-app hierbij helpen?
Een inspectie-app brengt de registratie tijdens het werk samen op één plek.
Met een praktische inspectie-app kan een inspecteur bijvoorbeeld direct een gebrek selecteren, een foto maken en aanvullende informatie toevoegen. Hierdoor wordt de informatie tijdens de inspectie al gestructureerd vastgelegd.
Visual Solutions ontwikkelde hiervoor ViOn Inspectie. De app is gericht op het praktisch digitaal vastleggen van gebreken, foto’s, opmerkingen en objectinformatie tijdens inspecties.
ViOn kan worden ingericht rondom de werkwijze van een organisatie. Daardoor kunnen verschillende soorten bedrijven met hun eigen inspectiemethode werken, bijvoorbeeld voor schilderwerk, houtrot, glaswerk of gevelonderhoud.
Een goede registratie begint buiten
De kwaliteit van een inspectieresultaat wordt voor een belangrijk deel bepaald op het moment dat de inspecteur buiten staat.
Wanneer informatie direct duidelijk, compleet en op een vaste manier wordt geregistreerd, ontstaat een betere basis voor de werkzaamheden die daarna volgen.
Daarom is de belangrijkste vraag niet alleen:
“Welke app gebruik ik?”
maar vooral:
“Welke informatie wil ik tijdens mijn inspectie vastleggen en wat wil ik daar daarna mee kunnen doen?”
Vanuit die vraag kun je een digitale inspectiewerkwijze opbouwen die past bij jouw organisatie.
Meer weten over digitaal inspecteren?
Wil je weten hoe een praktische digitale inspectie met ViOn kan worden ingericht?
Of bekijk de andere artikelen in het Kenniscentrum van Visual Solutions voor meer informatie over digitaal inspecteren, vastgoedonderhoud en het vastleggen van vastgoedinformatie.