Hoe voorkom ik dat ik na een woninginspectie alles opnieuw moet uitwerken?
Een woning inspecteren kost tijd. Maar voor veel bedrijven zit het meeste werk niet alleen in de inspectie zelf.
Na thuiskomst moeten foto’s worden uitgezocht, aantekeningen worden verwerkt, gebreken worden overgenomen en informatie worden samengevoegd tot een rapport of onderhoudsoverzicht.
Daardoor kan een inspectie die buiten relatief snel is uitgevoerd, achteraf nog uren werk opleveren.
Hoe voorkom je dat je na iedere woninginspectie alles opnieuw moet uitwerken?
Het probleem begint vaak tijdens de inspectie
Wanneer een inspecteur buiten losse foto’s maakt en aantekeningen op papier of in een notitie-app zet, lijkt dat op het moment zelf misschien de snelste manier.
Maar daarna moeten de verschillende stukjes informatie weer bij elkaar worden gebracht.
Welke foto hoort bij welke woning?
Welk gebrek stond bij die foto?
Over welk kozijn of geveldeel ging het?
En wat moest er uiteindelijk met dat gebrek gebeuren?
Het uitzoeken en combineren van deze informatie kost tijd.
Leg informatie direct samen vast
Een manier om dubbel werk te voorkomen is om informatie tijdens de inspectie direct met elkaar te verbinden.
Bijvoorbeeld:
Woning → gevel → kozijn → houtrot → foto → opmerking
De inspecteur legt de informatie dan vast op het moment dat het gebrek wordt geconstateerd.
Wanneer de inspectie klaar is, hoeft deze informatie niet opnieuw vanaf losse foto’s en aantekeningen te worden opgebouwd.
Een foto alleen vertelt niet alles
Foto’s zijn belangrijk tijdens een woninginspectie, maar een foto zonder context kan later lastig te gebruiken zijn.
Een foto van een kozijn laat bijvoorbeeld zien hoe het kozijn eruitziet. Maar zonder aanvullende informatie weet je misschien niet:
- bij welke woning de foto hoort;
- welk kozijn is gefotografeerd;
- wat het geconstateerde gebrek is;
- wat de inspecteur hierover heeft vastgesteld;
- of er een vervolgactie nodig is.
Door deze informatie direct aan elkaar te koppelen, wordt de foto onderdeel van een compleet inspectieresultaat.
Gebruik een vaste manier van registreren
Een vaste werkwijze helpt om inspecties sneller te verwerken.
Wanneer iedere inspecteur dezelfde stappen volgt, ontstaat er minder verschil tussen inspecties.
Bijvoorbeeld:
1. Selecteer de woning
2. Selecteer het onderdeel
3. Registreer het gebrek
4. Maak een foto
5. Voeg eventueel een opmerking toe
6. Ga door naar het volgende onderdeel
De exacte stappen kunnen natuurlijk verschillen per organisatie.
Het belangrijkste is dat de informatie tijdens het werk al op een logische manier wordt opgebouwd.
Minder administratie achteraf
Het doel van digitaal inspecteren is daarom niet alleen om papier te vervangen.
Het gaat vooral om het verminderen van werkzaamheden die achteraf opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Wanneer de juiste informatie tijdens de inspectie al digitaal wordt vastgelegd, kan de tijd die normaal wordt besteed aan:
- foto’s ordenen;
- aantekeningen uitwerken;
- gebreken overnemen;
- informatie koppelen;
- rapportages voorbereiden;
worden verminderd.
Hoeveel tijd dit daadwerkelijk bespaart, hangt af van de werkwijze, het aantal woningen en de hoeveelheid informatie die wordt vastgelegd.
Hoe kan een inspectie-app helpen?
Een inspectie-app kan ervoor zorgen dat de verschillende onderdelen van een inspectie direct bij elkaar worden geregistreerd.
Met ViOn Inspectie van Visual Solutions kunnen onder andere gebreken, foto’s, opmerkingen en objectinformatie tijdens de inspectie worden vastgelegd.
De inspectiewerkwijze kan worden ingericht rondom de manier waarop een organisatie werkt.
Een schildersbedrijf kan bijvoorbeeld een andere registratie gebruiken dan een bedrijf dat zich richt op houtrot, glaswerk of gevelonderhoud.
Daardoor ontstaat een digitale inspectiewerkwijze die aansluit bij de praktijk.
Denk niet alleen aan de inspectie zelf
Wanneer je een inspectie sneller wilt maken, is het verleidelijk om alleen te kijken naar hoe snel iemand buiten door een woning loopt.
Maar kijk ook naar wat er daarna gebeurt.
Een inspectie van één uur die vervolgens nog twee uur administratie oplevert, is uiteindelijk een heel ander proces dan een inspectie waarbij de informatie tijdens het werk al grotendeels is verwerkt.
Daarom is een goede vraag:
Hoeveel tijd ben ik na iedere inspectie nog kwijt aan het verwerken van mijn informatie?
Dat is vaak een interessanter uitgangspunt dan alleen kijken naar de snelheid van de inspectie.
Van inspectie naar direct bruikbare informatie
Een digitale inspectie kan ervoor zorgen dat informatie vanaf het eerste moment gestructureerd wordt vastgelegd.
Daardoor ontstaat na afloop niet alleen een verzameling foto’s en aantekeningen, maar een inspectieresultaat waarmee je verder kunt werken.
Bijvoorbeeld voor:
- een rapportage;
- een offerte;
- onderhoudswerkzaamheden;
- herstelpunten;
- een vervolginspectie;
- het actualiseren van vastgoedinformatie.
Begin met één eenvoudige vraag
Wil je minder tijd kwijt zijn aan het uitwerken van woninginspecties?
Begin dan met deze vraag:
Welke informatie schrijf of verzamel ik nu buiten, die ik later opnieuw moet invoeren?
Alles wat je tijdens de inspectie direct goed kunt vastleggen, hoef je achteraf mogelijk niet opnieuw te verwerken.
Daar ligt vaak de eerste winst van digitaal inspecteren.
Meer weten over digitaal inspecteren?
Wil je ontdekken hoe je woninginspecties praktisch digitaal kunt vastleggen en minder dubbel werk kunt hebben?
Of bekijk de andere artikelen in het Kenniscentrum van Visual Solutions voor meer informatie over digitale inspectie en vastgoedonderhoud.