Hoe voer je een goede digitale woninginspectie uit?

Een goede woninginspectie begint met het zorgvuldig vastleggen van de staat van een woning. Gebreken, foto’s, locaties en opmerkingen moeten tijdens de inspectie op een duidelijke en bruikbare manier worden geregistreerd.

Steeds meer vastgoedonderhoudsbedrijven, schildersbedrijven en woningcorporaties kiezen daarom voor een digitale werkwijze. Met een inspectie-app kan informatie direct tijdens de inspectie worden vastgelegd en centraal worden verwerkt.

Maar waar moet een goede digitale woninginspectie eigenlijk aan voldoen?

Wat is een woninginspectie?

Tijdens een woninginspectie wordt de actuele situatie van een woning in kaart gebracht. Denk bijvoorbeeld aan de staat van schilderwerk, gevels, houtwerk, glas, daken of andere bouwkundige onderdelen.

De inspecteur beoordeelt de onderdelen van de woning en legt bijzonderheden en gebreken vast. Foto’s en opmerkingen kunnen daarbij belangrijke aanvullende informatie geven.

Het doel is niet alleen om te weten wat er tijdens de inspectie is aangetroffen, maar vooral om deze informatie later ook goed te kunnen gebruiken voor onderhoud, rapportage en verdere werkzaamheden.

Wat leg je vast tijdens een inspectie?

Welke informatie wordt vastgelegd, hangt af van het soort inspectie en de werkwijze van de organisatie. Veel voorkomende gegevens zijn:

• het geïnspecteerde object of onderdeel;
• geconstateerde gebreken;
• de locatie van het gebrek;
• foto’s;
• opmerkingen of toelichtingen;
• gebruikte codes of classificaties;
• actuele situaties die afwijken van bestaande informatie.

Een vaste werkwijze is hierbij belangrijk. Wanneer iedere inspecteur informatie op een andere manier vastlegt, wordt het later moeilijker om de gegevens te vergelijken en te gebruiken.

Waarom digitaal inspecteren?

Bij een digitale inspectie wordt informatie direct tijdens het werk vastgelegd. Daardoor hoeft de inspecteur niet eerst met losse aantekeningen, foto’s en formulieren te werken om deze informatie later opnieuw te verwerken.

Een digitale werkwijze kan helpen om:

• informatie gestructureerd vast te leggen;
• foto’s direct aan een inspectie of gebrek te koppelen;
• met een vaste werkwijze te werken;
• informatie centraal beschikbaar te houden;
• minder handmatig over te nemen;
• inspectieresultaten makkelijker terug te vinden.

Het belangrijkste voordeel is daarbij niet alleen snelheid. De kwaliteit en bruikbaarheid van de vastgelegde informatie zijn minstens zo belangrijk.

Waar moet een goede digitale inspectie aan voldoen?

Een goede inspectie-app moet aansluiten op de manier waarop inspecteurs in de praktijk werken.

De inspecteur moet eenvoudig een woning of object kunnen selecteren, informatie kunnen vastleggen en foto’s kunnen toevoegen zonder dat de registratie het inspectiewerk onnodig ingewikkeld maakt.

Daarnaast is het belangrijk dat de organisatie de informatie op een herkenbare en uniforme manier kan vastleggen. Een schilder kan bijvoorbeeld andere onderdelen en gebreken willen registreren dan een organisatie die gevelonderhoud of houtrotherstel uitvoert.

Daarom is een vaste basis belangrijk, maar moet er ook ruimte zijn voor een eigen werkwijze.

Hoe kan een inspectie-app helpen?

Een inspectie-app brengt het registreren van informatie samen op één plek.

In plaats van losse formulieren, foto’s en aantekeningen kan de inspecteur de informatie tijdens de inspectie digitaal vastleggen. Hierdoor ontstaat direct een digitaal inspectiedossier.

Een goede inspectie-app ondersteunt daarbij niet alleen het maken van foto’s. Ook de structuur achter de inspectie is belangrijk: welke objecten worden geïnspecteerd, welke gebreken worden geregistreerd en hoe wordt de informatie later gebruikt?

ViOn voor digitale woninginspecties

Visual Solutions ontwikkelde ViOn Inspectie als praktische app voor het digitaal uitvoeren en vastleggen van inspecties.

Met ViOn kunnen inspecteurs onder andere gebreken, foto’s, opmerkingen en objectinformatie vastleggen. De werkwijze kan worden ingericht op de manier waarop een organisatie inspecties uitvoert.

Zo kan ViOn worden gebruikt voor verschillende vormen van vastgoedinspectie en onderhoud. Denk bijvoorbeeld aan schilderwerk, houtrot, glaswerk, gevels en andere onderdelen van woningen en gebouwen.

Een belangrijk onderdeel daarbij is het werken met een eigen en herkenbare werkwijze. Organisaties kunnen hun inspectie-informatie op een manier vastleggen die aansluit bij hun eigen werkzaamheden.

ViOn is daarmee geen vervanging voor alle systemen rondom vastgoedonderhoud. Het is juist bedoeld als praktische schakel tijdens het inspectiewerk: informatie vastleggen op het moment dat je buiten aan het werk bent.

Van inspectie naar bruikbare informatie

Een digitale inspectie heeft pas echt waarde wanneer de verzamelde informatie ook daarna bruikbaar blijft.

Inspectieresultaten kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor rapportages, onderhoudswerkzaamheden, het actualiseren van informatie of het voorbereiden van vervolgstappen.

Daarom is het verstandig om bij de keuze voor een digitale inspectiewerkwijze niet alleen te kijken naar de app zelf, maar naar de volledige werkwijze:

Wat wil je buiten vastleggen?
Hoe wil je dat vastleggen?
En wat wil je daarna met die informatie kunnen doen?

Meer weten over digitaal inspecteren?

Visual Solutions helpt organisaties bij het digitaliseren van inspecties en vastgoedinformatie. Met ViOn Inspectie ondersteunen we het praktisch vastleggen van gebreken, foto’s en objectinformatie.

Wil je weten hoe een digitale inspectiewerkwijze binnen jouw organisatie kan worden ingericht?

Bekijk ViOn Inspectie of neem contact op met Visual Solutions.