Hoe kan ik meer woningen inspecteren met hetzelfde personeel?
Voor bedrijven die regelmatig woningen inspecteren, is capaciteit vaak een belangrijk onderwerp.
Het aantal inspecties groeit, maar het aantal beschikbare medewerkers groeit niet altijd mee. Nieuwe mensen vinden kan lastig zijn en extra capaciteit brengt bovendien extra kosten met zich mee.
Daarom ontstaat een praktische vraag:
Hoe kan ik meer woningen inspecteren met hetzelfde personeel?
Het antwoord zit niet alleen in harder werken. Vaak is er winst te behalen door slimmer te organiseren en onnodig werk tijdens en na de inspectie te verminderen.
Kijk eerst waar de tijd verloren gaat
Voordat je een inspectieproces sneller maakt, is het verstandig om te kijken waar de meeste tijd wordt besteed.
Een inspecteur is bijvoorbeeld tijd kwijt aan:
- het voorbereiden van de inspectie;
- het zoeken naar de juiste woning en tekeningen;
- het uitvoeren van de inspectie;
- foto’s maken;
- aantekeningen maken;
- gebreken registreren;
- informatie uitwerken;
- rapportages voorbereiden.
Niet iedere stap hoeft evenveel tijd te kosten.
Soms zit de grootste tijdwinst zelfs niet tijdens de inspectie, maar juist in het werk dat daarna nog moet gebeuren.
Werk met een vaste inspectiemethode
Een vaste methode helpt inspecteurs om sneller en consistenter te werken.
Wanneer vooraf duidelijk is:
wat moet ik controleren?
in welke volgorde doe ik dat?
welke informatie moet ik vastleggen?
hoeft de inspecteur tijdens het werk minder keuzes te maken.
Dat maakt het makkelijker om meerdere woningen achter elkaar te inspecteren.
Maak veel voorkomende keuzes vooraf beschikbaar
Een inspecteur hoeft niet iedere keer dezelfde informatie opnieuw te typen.
Veel voorkomende onderdelen en gebreken kunnen vooraf beschikbaar worden gemaakt.
Bijvoorbeeld:
Onderdeel: kozijn
Gebrek: houtrot
Locatie: onderdorpel
Foto: direct toevoegen
Opmerking: indien nodig
Door vaste keuzes te gebruiken, kan informatie sneller worden geregistreerd.
Tegelijkertijd ontstaat er een uniforme manier van werken.
Voorkom dubbel werk
Een van de grootste oorzaken van tijdverlies is het meerdere keren verwerken van dezelfde informatie.
Bijvoorbeeld:
De inspecteur maakt buiten een foto.
Daarna schrijft hij een aantekening.
Later worden de foto’s op kantoor bekeken.